自分がGoogle仕事術という記事を書いてそこそこブックマークを集めたのは、もう10年前になる↓
読み返すと、今ではかなり変化しているので、2019年版を書いてみようと思った。
akizukid.hatenablog.com
Google Keepがメインツール
なんと言っても、Google Keepがタスク管理のメインとなっている。
思いついたタスクやアイデアもまずはここへ入力する。
つまり、GTDで言うところの「inbox」となっている。
タスクは、Google Keepのチェックボックスを活用してそのままToDoリストになる。
リマインダーも設定できるので、ほぼGoogle Keepで完結している。
Google Keepは場所でもリマインドできるので、仕事から帰宅時に最寄り駅についたらお知らせがスマホに来るように設定もできる。
以前のGoogle仕事術ではGoogle Keepは使っていなかった。
今年になってからかな？ふと久しぶりにGoogle Keep使ってみたら、使いやすくなっていた。
何より動作が軽いのが、シリアルポップな仕事術にぴったりだ。
inboxなので、たとえば通勤途中に思いついたことがあったら、スマホでさっとGoogle Keepを起動して入力する。
後で職場に着いてから、パソコンでチェックするので、タスクの漏れなどは無くなる。
その場合、起動が速くてサクサク動いてくれることが重要だ。
この点で、Evernoteは使えない。
Evernoteはストックでしか使えない
Evernoteは重たい。
これは、シリアルポップな仕事術では致命的な欠点だ。
ウェブクリップなどをためておいて、ストックとして情報を参照するには便利だ。
図書館の閉架書庫みたいなものだ。
フローとしてのタスク管理にはEvernoteは向いていない。
再びGoogle Keep
Google Keepは、かゆいところに手が届く機能が多い。
たとえばピンの機能。
ピンを付けると、メモの固定ができて、常にメモの上位に表示されるようになる。
今日のToDoに関連したメモなどは固定しておくと便利だ。
自分は「朝のタスク」と「夜のタスク」それぞれを常に固定してある。
ちょっと今日手を付けようか、というプロジェクトメモもピンを付ければ簡単に上部に表示できる。
ああ、プロジェクト。
GTDのプロジェクトもGoogle Keepで
GTDという一時期流行ったタスク管理手法がある。
自分もこれにはまって実践したので、今では無意識に実践しているレベルになっている。
「プロジェクト」という考え方も、GTDを踏まえている。
GTDにおいては、複数のToDoで構成されていれば、それはもうプロジェクトになる。
このプロジェクトを管理するのもGoogle Keepが便利。
Google Keepのチェックボックス機能を活用して一つのメモで複数のToDoを管理できる。
また、このチェックボックスは並べ替えも簡単で軽い。
Evernoteでもチェックボックスは使えるけれど、並べ替えがわざわざコピペしないといけない。
Google Keepには、メモをGoogleドキュメントにコピーするという機能がある。
すべて完了したプロジェクトはメモをアーカイブする前に、Googleドキュメントにコピーして保存するといい。
するとそのドキュメントは、次の似たプロジェクトの参考として活用できるのだ。
ドキュメントにコピーしたら、その全体をコピペしてEvernoteに貼り付けて保存するのもいい。
ストックとしてはEvernoteに一元化しておいた方がいいかもしれないね。
本当は、Google KeepからダイレクトにEvernoteへ送れるといいんだけれど。
このように今、活きているプロジェクトはGoogle Keepで管理するのが便利だ。
Google Keepのカラーラベル機能
かゆいところに手が届く機能に戻ると、カラーラベルも便利だ。
Google Keepはメモが付箋紙ポストイットのようにカラフルで壁に貼り付けたようなUIが印象的なのだが、カラーラベルを利用すれば機能的にも役に立つ。
マイルールでは、青ラベルを「連絡待ち」にしている。
この連絡待ちという概念もそう言えばGTDだな。
最近、あまり話題にならなくなったが、GTDは自分にインストールすると一生使える仕事術になると思うので、下記などをおすすめする。
- 作者: デビッド・アレン,田口元
- 出版社/メーカー: 二見書房
- 発売日: 2015/11/26
- メディア: 単行本
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さて、Google Keepでは検索で簡単に色を絞り込めるので、青を絞り込んで連絡待ちのタスクをチェックすることが可能だ。
このレビューは１日１回するようにすればいい。
このレビューという概念もGTDだ。
GTDがベースにあっての、このシリアルポップなGoogle仕事術なのだ。
Google Keepの画像メモ
Google Keepには画像をメモにすることもできる。
愛する妻や家族の写真や自分のテンションを上げる画像など、アメリカ人がパソコン周りに置いているような画像をメモにしておくと仕事中も気持ちを維持できるよね。
仕事に使えそうなアイデアも画像があればGoogle Keepにメモするといい。
Googleカレンダーとの連携
ああ、Google仕事術といいながら、Google Keepばかり書いている。
それぐらいGoogle Keepが便利なんだけれど、さらに他のGoogleアプリとの連携がまた便利である。
たとえばGoogle Keepでリマインダーを設定すると、それをGoogleカレンダーにリマインドした時間で表示することができる。
自分は「ToDoはその場でやる時間を決めてカレンダーに落とし込む」という佐々木かをりさんの手帳術を完全に正しいと思っているので、できればタスクはカレンダーに記入したいと思っている。
もちろん会議やミーティングはGoogleカレンダーに入れているので、Google Keepのタスクも時間を決めてリマインダー設定すれば、すべてのタスクがGoogleカレンダーで一元化できる。
Google Keepのリマインダーでかゆいところに手が届くのが、日時をいちいち細かく入力しなくても、あらかじめ設定してある朝８時、昼13時、夕方18時、夜間20時などを選択できたり、今日、明日、翌週、自宅や職場なども選択メニューに出てくるところだ。
とりあえず適当なところでリマインドしておけば忘れることはないだろう。
GmailとToDoリスト
メールは当然Gmailだが、今のところ、メールとGoogle Keepをダイレクトに連携はできなさそうだ。
しかし、GmailのメールはToDoリストに追加することができる。
GoogleのToDoリストは、Google Keepを使っているのであまり使わないが、メールをタスク化するにはToDoリストを使う。
そして、ToDoリストで実行する時間を設定する。
すると、その時間にGoogleカレンダーに表示されるのである。
Googleカレンダーへの一元化
以上、結果として、Google Keep、Gmail、ToDoリストのすべてがGoogleカレンダーに一元化できることになる。
タブブラウザで、Google KeepとGoogleカレンダーを常に表示しておけば、仕事は管理できる。
それにEvernoteも資料参照用としてタブに加えておけば、完璧だ。
ウェブクリップもGoogle Keep
そう言えば、Twitterなど、後で参照したいインターネット上の情報はどう収集するか。
スマホなどで見つけた情報は、すべて共有でGoogle Keepにまず集める。
そして、パソコンで改めてリンク先を開く。
それをEvernoteのWebクリッパーで保存する。
というのが、基本的なパターンだ。
これで収集漏れもなくなる。
ここでもGoogle Keepを使うので、Google Keepがかなり便利だということはわかる。
リストもGoogle Keep
まあ、買い物リストなど、様々なリスクがあるけれど、それらも当然Google Keepを使うことになるよね。
GTDでいう「いつかやる」リスト、SomedayなんかもGoogle Keepに入れておいて、適当な日付でリマインドしておくといい。
検索で「リスト」を検索してみると、行きつけのドラッグストア買い物リスト、キャンプ持ち物リスト、朝のタスクリスト、夜のタスクリスト、Kindle読書リスト（積読が多いので備忘的に）、旅行持ち物リスト、出張持ち物リストなどがあった。
Google Keepのかゆいところに手が届く機能の一つに、「すべてのアイテムの選択を解除」機能がある。
これを実行するとチェックしたチェックボックスもすべて元に戻る。
つまり、何度でも繰り返し使うリストをすぐに復活できるのだ。
これが便利。
一気にチェックを解除して再利用できる。
