Microsoft To Do でのタスク管理は「今日の予定」が肝だ~GTDやMITと相性がいいかも

タスク管理アプルの Microsoft To Do(以下MTD)が良さそう、というブログ記事を見て、さっそく試してみることにした。
インストールするとMicrosoftアカウントでログインが必要。
ログインすれば、職場、自宅、スマホなどで同期できる
操作性は軽くて気持ちいい。
ToDoにメモを付与できる。
そのメモも含めて検索可能。
検索は強力っぽい。
ログ(記録)としてはどうかと思ったが、メモに日付を入れることでログにもなると思っている。
以前も書いたが、Evernoteは重たい。
そして、Androidアプリも色々不具合が多い。
もう、タスク管理としては使えないと感じている。
あくまで情報のストック場所。
いわゆる「倉庫」だね。
ログとしてもMTD自体が検索できるから、それでいいかもしれない。

今日の予定

Microsoft To Doは「今日の予定」が肝となる。
起動したら「今日の予定」を開く。
「あなたの一日に焦点を当てます」とメッセージ。
右上のヒントマーク(電球マーク?)をクリックすると右に「今日は何をする?」というメニューが現われ、そこには今日の期限から今後のタスクが並ぶ。
そこから、今日やる予定を「+」で追加していく。
これがGTDでのレビュー的な作業となる。
完成した「今日の予定」リストを眺めて、アイビーリーメソッドを実践。
次の物理的なアクション(NextAction)にスターを付ける。
順番にタスクをこなす。
実行したら覚え書きをメモに残す。
メモには日付も入れておく。
「今日の予定」を追加するレビューは朝の通勤電車内でスマホでやるといい。
仕事モードに頭を切り替える契機となる。
また、通勤時間を有効活用できる。

Somedayリスト

リストを別にすると一覧性が損なわれるが、GTDでいうところのSomedayリストならいいかな。
『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』では「いつかやる/多分やる」リストだ。
このSomedayリストに入れたタスクは週次レビュー等でチェックすればいい。
「今日の予定」が終了したタイミングでも「Someday」リストを覗いてレビューする。

ログ

一日の終わりにスマホのアプリから共有メニューでGoogleドライブへ送る。
そのテキストファイルがタスクログになる。
Microsoft To Doで検索はできるけどね。
バックアップみたいなものだ。
ファイルを見ながら、詳細メモはEvernoteなどに記録するといいかも。
仕事の振り返りになる。
そこまでの余裕があるかどうか。
また、転記した後は、完了To Doをチェックして、定期的な提出タスクのようなTo Doは削除しておくと、ログ検索した時にノイズにならないと思った。
しかし、これはやってもやらなくてもいいだろう。
実際にログ検索した時に、ノイズだと思ったら消す方法でもいい。

スタンドアローン

Microsoft To Doは当然ながらOutlookと連携できるっぽいが、Outlookはファイルが重たくなるのが嫌だ。
メーラーThunderbirdを使っていて、Outlookは使っていない。
よって、Microsoft To Doはスタンドアローンで使っている。

プロジェクトリスト

プロジェクトもリスト化した。
このリストはレビューで確認して、NextActionが出たらそれを「今日の予定」に入力して実行する。
プロジェクトの中で「次のステップ」を入力できるので、それがチェックリストになる。
「次のステップ」からNextActionになる。

GTDと相性がいい

Microsoft To Do はGTDと相性がいいと感じている。
そこでデビッド・アレンを再読しつつ、MTDの運用をチューニングしている。

MITとも相性がいい

MIT(Most Important Task)という考え方がある。
最も大事なタスクを選んで、それに集中する、というものだ。
そのMITも、Microsoft To Doで実践できる。
「今日の予定」に一通りタスクを入れたら、スターをチェックして重要度で並び替える。
それを順番にアイビーリーメソッドで実行していけばいい。

タグ

「#」を付けるとタグになることもわかった。
タグを付けると串刺しに引っ張り出せるから便利だ。
プロジェクトリストとは別に、タスク自体にタグを付けておくと「プロジェクト」を一覧化できる。