絶対する仕事、ToDoはケータイに入力する - シリアルポップな日々
↑このエントリーに対して、drmaruyamaさんから強烈なコメントいただきました。
それってすでにタスクマネージメントが崩壊しているという事ではありませんか？
絶対タスクを選別するという作業が付加されている気がします。
ある程度時間をかけてOutlookに蓄積されたタスクの整理する方が大事だと思います。すでに不要になったタスクや放置出来るタスクは削除した方がすっきりしますよ。
そこで考えました。
- Outlookの「仕事」の整理
- ７０件超のうち「hold」がついていて一月以上進展がないものは「予定表」に移動させるor期限を設定しない（そうすればアラームから外れる）
- いざという時は検索でひっかかるだろう
- 絶対タスク*1以外の「仕事」アラームは全て１５時に設定し、１５時から３０分程度はレビュー時間にする
- つまり、１５時以外のアラームについては即対応することになる
- このルールを決めておけば、ケータイのアラームを設定しなくていい
- ７０件超のうち「hold」がついていて一月以上進展がないものは「予定表」に移動させるor期限を設定しない（そうすればアラームから外れる）
drmaruyamaさん、いかがでしょうか？
●
さて、上記をふまえOutlookのアラームを３パターンに絞りました。i-1420
- MIT(Most Important Task)→8:30
- MITが終わったらやること→10:30
- この２時間がすなわち「２時間仕事術」になります。
２時間仕事術 - シリアルポップな日々
その日にやるタスクは、8:30or10:30のどちらかにアラーム設定されるわけです。
- 連絡待ち（hold）も含めて原則→15:00
この１５時から３０分程度を保留しているタスクなどのレビュー時間とするわけです。毎日レビューするまでもないタスクであれば、一度レビューした後に２日後とか１週間後、１か月後にアラームを設定すればいいと思います。
Outlook「仕事」のアラームを15:00基本にオプションで設定してみました。
このルールを徹底すれば、デスクトップにOutlookのアラームが出た時点で見に行くことを習慣化できそうです。
*1:時間が絶対に決まっているタスク、要出席会議、お客さんとのアポイントなど
