OutlookでGTDを実践する

OutlookでGTD - シリアルポップな日々という記事が5usersほどはてなブックマークされています。
現在も仕事では、

1. ほとんどの作業がデスクワーク
2. 異動してもOutlookはだいたいパソコンに入っている
3. ソフトウェアの動作の軽さ

などの理由からアウトルックを使って、GTDというか、シンプルGTDを実践しています。しかし、１年経過して使い方がいくらか変化しているので再びまとめてみました。
GTD用語については、

Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~

に合わせました。
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• 複数の「次の物理的なアクション」で構成される、いわゆる「プロジェクト」はやはりアウトルックの「仕事」*1に入れます。情報は全て「仕事」のメモ欄に記入。チェックボックス、□■などですね、を使って細かい「次の物理的なアクション」に分けます、というやり方は変わっていません。

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月に１回などの割合で発生する業務は、「予定表」に入れます。その回が完了したら１月先へ送っておけば忘れません。あえて繰り返し設定をせずに完了したら先送りするというやり方をしています。定型的な作業であればメモ欄にフローをチェックボックスを使って入力しておけば、その都度頭を回転させずとも作業ができてストレスフリーになれます。
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連絡待ちの状態にあるものについて、「プロジェクト」については「仕事」で管理していますが、一つのアクションで終わるような「連絡待ち」については「仕事」に一々入れていると膨大な数になってしまうので別途ToDoViewerというフリーソフトを使って管理しています。「hold●●さんから電話」という形で入力しておいて、●●さんから電話があればチェックして消すという方法です。ToDoViewerでは「hold」が含まれている、という条件で絞り込みができるので便利です。
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今、「プロジェクト」の数は大小合わせて５０件ほどでしょうか。「連絡待ち」になっているものについては１週間に一度水曜日の１５時、通常の「プロジェクト」は毎日１５時にアラームで教えてくれ、その時点で「次の物理的なアクション」を考えて実行しています。毎日15時が日次レビュー時間になっています。すべてのプロジェクトをここでチェックしますので、仕事の漏れが無くなります。膨大な案件を抱えていてもアウトルックに全て入っていると思えば、簡単に忘れておくことができます。考えるべき時が来たらアラームで教えてくれるので、言わば優秀な秘書を一人雇っているようなものです。「ポケット一つの原則」にもかなっています。
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バックアップについては、データフォルダ内にあるファイルを一週間に一度コピーしています。アウトルックは全てのデータが一つのファイルになっているようで、バックアップが簡単です。異動で端末が変わる際もそのファイルをコピーして持って行けばいいと考えています。またGoogleカレンダーへ同期することでもバックアップしています。Googleカレンダーには「仕事」がありませんので、完了した「プロジェクト」については、完了した時点の「予定表」へコピーすることでGoogleカレンダーへ同期させることができます*2。
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メールについても、Thunderbirdからアウトルックへ変えました*3。そうすることで一元化を徹底し、さらにWindowsデスクトップサーチで検索可能になりました。メールについてはGmailへ自動転送することでバックアップをとっています。Gmailに転送することで、出張先からでもザウルスSL-C1000などでメールチェックできます。
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私は散々アウトルックの便利さを宣伝しているんですが周囲でアウトルックを使い倒している人はいません。みんなどうやって複数の仕事を管理しているのか不思議です。書類や頭で複数の案件を管理しているから精神的にまいって休職してしまったりする、という場合があるんじゃないかとまで思ったりします。私の職場では、たいていどのパソコンにもインストールされているので一度アウトルックを使ってみてはどうかと思います。

追記　2009/4/8

「連絡待ち」については、現在、テキストファイルで管理しています。メモの頭に【hold】をつけておきます。もちろん【hold】は「まち」で変換されるように単語登録しています。NoEditorというテキストエディタを使っているので、GREPで【hold】を検索すれば、一覧で「連絡待ち」を確認できます。このテキストファイルには、完了した「仕事」もコピペして時系列で放り込んでいます。過去の情報を参照したいときは、テキストファイルをGREP検索すればたいてい見つかります。

追記２　2014/01/17

「Outlook仕事術」というキーワードでこの記事を参照されている方がいらっしゃるようなので、ちょこちょこ追記、修正してみました。

*1:今のOutlookだと「タスク」

*2:2014年現在、Google Calendarへの同期は実践していません

*3:これも2014年現在はThunderbirdに戻っています。あまりにOutlookに集中化すると重たくなるから。