最近ようやく気づきました。自分はToDo管理にメモが必要ということ。ToDo＝アクションだけが箇条書きでリスト化されていても私には足りないんですね。アクションではないToDo周りのメモが必要。どういう考えでそのToDoをするのか？壊れたハードディスクDVDプレーヤーを買い替えるのに、候補機種の特徴、などなど。
EvernoteとOutlookがあればいい
というわけで、今メインで使っているToDoアプリは、
の二つになります。Evernoteはプライベートのタスク管理、Outlookは仕事のタスク管理です。
いわゆるToDoアプリは、タスクだけをリスト形式に並べるようなものです。それだとタスクにまつわる情報をメモできません。メモがあっても隠れていて見えなかったりすると開いて見るのは面倒です。それなら最初からタスクとメモが同じ面に書いてあった方がいい。タスクとメモを区別するには、タスクの前に□チェックボックスをつけておけばいいわけです。Evernoteだとチェックボックス機能があります。Outlookでは「□」を「する」で単語登録してあります。ちなみに完了したら「■」に変えます。こちらは「すみ」で単語登録してあります。
タスクの細部が重要
アクションが必要なタスクだけではなく、その周囲の情報を細かくメモすることで自分はそのタスクを自分のものにしている感覚があります。メモはたくさん書くので、手書きでは追いつかない。よって、EvernoteやOutlookがいい。メモをたくさん書いたタスクは完了後はそのまま引継書になります。貴重な事例になるわけです。大事なのは細部だったりします。
テキストファイルに完了ToDoをアーカイブ
Outlookで管理して完了したタスクは、コピペしてテキストファイルに貼り付けます。このテキストファイルは2006年から8年以上一つのファイルを使っています。8年間の仕事の記録がすべてメモとなっています。NoEditorというテキストエディタを使ってGREP検索をかけると過去のメモから役立つ情報を引き出すことができるデータベースになっています。この点でも詳細にメモしておくことは重要です。
引継にはプロセス詳細が必要ではないか？
私の仕事は事務仕事なのですが、よくあるパターンが完成されたきれいな書類だけを残してあるファイル。これが実際に役に立たないんですね。完成に至るまでのプロセスが無いとコツなどがまったくわからず、後任者はまた一から苦労することになります。そこを補完するのがOutlookのタスクに記載したメモになります。ちなみにタスクのメモ欄には時系列にどんどんメモしていきます。しかし、このメモも自分が読み返すと便利なのですが、自分が異動した後に誰かの役になっているかどうかは微妙ですね。自己満足のメモかもしれません。
ちょっとしたToDoの扱い
ちなみに仕事中に思いついた帰宅してからのToDoなどはabrAsus「薄いメモ帳」にメモしておきます。そういうタスクは実行してしまえばおしまいだからメモ帳で十分です。タスク記録としてEvernoteのしかるべきノートに転記したりすることもあります。
さらにちなみに自宅などで思いついた仕事のToDoは、AndroidアプリのQuickCheckPadというアプリでcheck*padに送信しておきます。check*padは仕事の最初に必ずチェックするので忘れることはありません。
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