こんにちは。タスク管理、GTDに使うツールは時々変えているakizukidです。
今回は、仕事で使っているタスクシュートを休止してみました。
タスクシュートを使ってみる - シリアルポップな日々
理由は、最近、仕事があまり忙しくないということです。もっと具体的に言えば、タスクシュートに入力している一日のタスクが10件前後とあまり立て込んでいないのです。
それであれば、タスクはGoogleカレンダーに入力すればいい、と判断しました。
タスクToDoはスケジュールに落とし込む
- タスクはスケジュールに落とし込む
というのは、佐々木かをりさんの教えです。
佐々木かをり社長のスーパー手帳術 [キャリアプラン] All About
忙しくなくてもToDoをスケジュールに入れる - シリアルポップな日々
その教えを元に、タスクはGoogleカレンダーに入力します。
そのままだとGoogleカレンダーは1時間単位ですが、そのままにしておきます。どんなタスクも1時間で予定をブロックしておくことで、かなり余裕をもったスケジューリングが可能になります。
基本、勤務時間は8時間なので8個のタスクがあらかじめ入力できます。前日までにわかっているタスクが8個を超えることはほぼありませんので、これで十分です。
- 飛び込みタスクはそのままやってしまう
仕事をしている最中に飛び込んでくるタスクは、ほとんどその場で片付けるようにしています。2分以内のタスクはすぐやる、というGTDの原則の応用ですね。手をつけてみて、時間がかかりそうだ、ということになれば、Googleカレンダーに入力します。
- プロジェクトはOutlookの「仕事」に入力する
反対に、とてもワンアクション程度で終わらず、数日間を費やすようなタスクは「プロジェクト」としてアウトルックの「仕事」に入力します。「仕事」の詳細にチェックボックスでタスクを並べ、その複数のタスクのうち次のアクションをGoogleカレンダーに入力しています。
Googleカレンダーのいいところ
- 自宅からもタスクを確認できる
これについては、自分が新型インフルエンザ感染もしくは家族が罹患した際の「濃厚接触者」の自宅待機を想定した危機管理になります。7日間の自宅待機時も最低限どういうことをしなければいけないか自宅で確認ができます。そのタスクについて、メールや電話などで職場とやり取りすることで全く業務が回らないという事態を避けることができます。
- 時間をブロック単位で見ることができて週間単位で忙しさが一目でわかる
Googleカレンダーは、基本、週間ビューで使っています。いわゆるバーチカル型なので、忙しい日時などがぱっと見でわかりますね。時間をブロックで考えるのは、佐々木かをりさんがバーチカル手帳を愛用しているのに通じます。
- タスクの移動が簡単
これもGoogleカレンダーのいいところです。紙の手帳に勝っている点です。
たとえば、毎日のレビューを
- 毎日レビュー【毎日】
で入力している私ですが、それが終わるとドラッグ&ドロップで次の日に予定を移動させます。
特に時間を指定していないタスクなども、たとえば打合せの相手が不在であれば、適当な時間にドラッグ&ドロップで移動できます。
私の仕事はパソコン前にいることが多く、時間の決まったアポイントが多いわけではないので紙の手帳よりGoogleカレンダーの方がいいようです。一方、時間が決まったアポイントが多いであろう佐々木かをりさんのような社長さんは、持ち運べる紙の手帳の方がいいかもしれません。
- キーボードショートカットが便利
Googleカレンダーは、「n」「p」で翌週に行ったり戻ったり、「t」で今日へ戻ったり、「m」で月間表示になって「w」で週間表示になったり、とキーボードショートカットが便利です。月間カレンダーに書いた予定を改めて週間バーチカル欄に書いたりする必要がないのもいいところですね。
タスクシュート復活もあり
今後、年度末などタスクが立て込んできて、Googleカレンダーへの入力タスクが重なり過ぎてきた場合は、タスクシュートの再登板もありえます。1時間未満でのタスクを入力して1日のタスク合計を細かく時間見積もりをするにはタスクシュートは優れているからです。
- 作者: 佐々木かをり
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