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「未完の仕事が頭から離れてないとき」はレポート用紙やレポートパッドに手書きで書きなぐったメモでプロジェクト管理するのが心地よい

https://www.instagram.com/p/BA199qohWlr/
大雪準備をA4レポート用紙に。これを折り畳んでポケットに常に入れて週末を過ごします。

先日、仕事で重たい打合せがあり、スッキリした解決もせずに帰宅した。そうなると気分的には仕事が終わらない。もやもやする。
ハイボール缶を飲みながら、思い付いたことをA4レポート用紙に書きなぐった。一枚びっしりと、事実を中心に書いた。それでスッキリした。手書きの効用はあると思う。
翌日、書いたメモは必要な情報はOutlookへ転記したり、メモ自体をDocuWorksでスキャンしてデータとして保存してもいい。原本はシュレッダーで破棄。
このやり方はなかなか良い。アナログとデジタル、両方を活用する。
DocuWorksは明らかにPDFより扱いやすい。編集したり、文字を加えたり。だから、仕事ではDocuWorksを使っている。DocuWorksで作ったり編集した資料をPDFにして送る。

レポート用紙はいいかもしれない。今度は、鹿児島で大雪の天気予報が出た時に週末の大雪対策プランをレポート用紙一枚にまとめた。それを折り畳んでポケットに入れておく。それを見ながら、前日までに買い出ししたり、対策したりする。わざわざスマホを取り出してEvernoteを見るより、A4一枚の紙を広げる方が速い。
タスクも紙の空いたスペースにどんどん追加する。
今回の大雪が終わったら、必要な情報をEvernoteに転記すればいい。その記録が次の大雪に活きる。記録はブログにも書いた。

そう言えば、先日、同僚の結婚披露宴の引き出物カタログでフリクションボール3高級版と一緒にノートパッドも手に入れたのでそれをこういった用途に使うと良さそうだ。サイズはA5だったか。ちょっと小さいが、表裏を使えばいい。
クラフトデザインテクノロジーのもので、裏も方眼になっている。

まとめると、複数のタスクからなるプロジェクト管理にレポート用紙やレポートパッドといった切り離すタイプのツールが役に立って心地よい、ということになる。手持ちのレポート用紙などを使い切ったら、大きなロディアなどを買ってもいいかもしれない。
集中的にプロジェクトについて思考するのに良い。

A4なりA5一枚にまとめて、それを折り畳んでポケットに入れておいて、折に触れて、トイレや信号待ちといったスキマ時間に眺めて問題を自分の頭に叩き込むと後は考えようと思わなくても自然と考えるし、色々とアイデアなどが出てくる。
仕事では書いた紙は他の資料と一緒にクリアホルダーに入れて管理するのもいい。その案件が終われば、ファイルするか手書きメモはDocuWorksでスキャンして、、、上に書いたね。

手書きでは自由でいい。EvernoteOutlook、メールなどでは情報を絞る。後日や後任者が検索することを想定して情報を残す。アナログツールでの手書きもデジタルツールでの検索も、どちらも活用するのがいい。

追記

ちょうどライフハッカーで同じような目的の記事があった。
www.lifehacker.jp



レイメイ藤井 レポート用紙 ツァイトベクター A4 ZVP350

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