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異動して途方もなく忙しい時はじゃんじゃんメモするべし〜デジタル、アナログそれぞれのツール

http://www.flickr.com/photos/7616876@N07/5049524231
photo by Jon.Chang

仕事のメモは手書きだときつい。異動したばかりのこの時期は、情報量が激しく多いためだ。だから、もっぱらパソコンでテキストファイルかOutlookに打ち込むことにする。
記憶に頼ってはいられない。というか、今は記憶が無い。

情報は覚えるのではなく、頭に流し込むイメージでどんどん打ち込んでいきます。そうすることで脳内にフックができて、ある瞬間に繋がったりします。バロウズの思考機械。自動機械。
テキストファイルやOutlookに入れておけば、いざという時は検索で引っかかるようになります。

前任者が作ったメモ、ファイル、パソコン内のフォルダというのは結局、使いにくいんですよね。時間がかかっても自分で一から作った方が結果的に使える情報になる気がします。FenrirFSの構築をしています。
逆に前のポジションで自分が使っていたFenrirFSも、後任に使ってもらえなかったりします。それはその人の慣れた方法があるから。

それでも打合せでは、ノートに手書きの方がいいと思います。それでトラベラーズノートを使うことにしました。
異動してすぐはノートに書いていましたが、情報量や打合せ、会議が多いため、すぐにノートを使うことを止めました。そして、A4コピー用紙を三つ折りした紙にメモすることにしました。A4三つ折りはトラベラーズノートにちょうど収まります。どんどんメモします。メモが一杯になったら、そのA4を広げてスキャンして紙は破棄します。
手書きのメモも、キーワードでいいと思います。固有名詞や数字などをメモしておけば、後から読み返しても意外と思い出せるものです。読み返すたびに補足メモを加えると情報が厚くなりますね。

異動して2週間が経過しました。膨大な情報にさらされています。テーマやプロジェクトごとにOutlookのタスクに打ち込むのがベターな感じです。Outlookのタスクも重なったりするところがありますが、メモが重なっても構いません。何度もメモすればいいと思います。

メールはThunderbirdで引き継いだ過去のメールをフォルダに手動で入れています。そうすることで色々流れや経緯がわかります。その作業ですが、フォルダ分けはそれほど深く考えずにやっています。仮のフォルダと。階層が深くならないようにも注意しています。タグも赤の重要くらいで増やしません。いざという時は検索します。

帰宅して家で仕事のことを考えます。そんな時のメモはEvernoteがいいですね。スマホでサクサクと大量にメモできます。明日以降の仕事中にEvernoteのメモを回収してOutlookに転記するといいでしょう。

途方に暮れるほど忙しい。異動元に残してきた案件と新しい案件。ハードボイルドな日々の中で、ツールはデジタルでもアナログでも何でも使ってとにかくメモすることですね。メモすることは、後日のための記録だけではなく、メモすることで考える効果もあります。情報の厚みが自分の武器になります。

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