出張前の準備をEvernote中心でやる〜大阪出張

久しぶりに出張があります。初めての大阪行きです。奈良・京都の修学旅行で通過して依頼ですね。

Osaka at night
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Evernoteのフル活用

出張の時はEvernoteが便利です。

事前にEvernoteに出張用のノートを作成します。
タグは「05 出張」にします。
番号をつけることで上位にソートされます。出張が終わったら「出張」に名前を変えればソート順も下に移動します。
Evernoteでは、チェックリストとメモが同じノートに作れるのが便利です。
思いついたタスクもどんどんチェックボックス付きでノートに入れていきます。
JR予約番号などもノートにメモしておきます。

ホテルの予約メールなどはGmailからEvernoteに転送しておきます。こういう出張に係る全てのノートにタグ「05 出張」をつけておきます。

また、Twitterで教えてもらった大阪グルメ情報ツイートは、Androidアプリtwiccaプラグインを利用してEvernoteに送ります。このノートには、タグ「06 大阪」をつけています。こちらも出張が終わったら「大阪」に戻します。次の機会やプライベートの旅行に利用できますよね。


お店の情報などはあらかじめGoogleマップで検索しておき、スターをつけておきます。

以前の出張ノートをEvernoteで見て、参考になる情報やタスクは今回の出張ノートに転記します。
タスクリストがそのままログになり、次回の機会に活かせるのがEvernote活用の肝になります。これを繰り返すことで、出張が楽になり、出張の目的により集中することができるようになります。

出張携帯品チェックリストはcheck*padで作っている

出張の荷物はリストをcheck*padで作っています。check*padはシンプルにリストを作成できるウェブサービスです。
リストを前日に印刷して荷物を準備します。準備しながら、ペンで消していくので紙の方がいいですね。出張が終わったら、check*padのリストを修正して次の出張に備えます。
今回は1泊2日なので、MacBook Airは自宅に置いていくことにしました。GALAXY Note IIがあれば十分だと思います。
鹿児島から大阪までの新幹線約4時間は、トンネルが多いこともあるので、アナログ作業になりそうです。過去のモレスキンを何冊か持って行って振り返り作業をやろうと計画しています。
ちなみにトンネルで電波が届かないとEvernoteは使うことができません。有料のプレミアム版であれば、あらかじめオフラインノートブックにしておけばいいと思います。

資料はPDFでDropbox

出張に使う資料は、PDFにしてDropboxにアップロードしておきます。
これもAndroid端末のDropboxアプリからアクセスできますね。

Androidアプリのインストール

出張に使えそうなアプリをGALAXY Note IIにインストールしておきます。
今回、インストールを考えているアプリは以下のようなものです。

過去のブログを読む

このブログで「出張」を検索して過去の自分が書いた記事も読んでみます。ここからも色々参考になる情報を得ることができます。
ちょっと話がそれますが、はてなダイアリーでは、自分の日記の検索を一覧表示することができます。こうすれば、情報が探しやすいんですね。
はてなブログでは、この機能がありません。検索すると詳細表示しかできないので、一つ一つ検索結果の場所を確認しながら次の結果を見て行く必要があります。
ブログがログとして活用しにくいんですね。これがあるので、はてなブログへの移行はできない状況です。

Evernoteのメンテナンス

Evernoteが出張ではメインツールになります。
とはいえ、Evernoteはメンテナンスがアメリカ時間の深夜に行われることが多いようです。そのため日本ではお昼頃につながらなくなることがあります。
GALAXY Note II(Android端末)側でのローカルに必要最低限の情報は保存しておく必要がありそうです。その場合は、ColorNoteを使うかな?
これはしかし、私がケチってEvernoteの無料版を使っているからで、プレミアム会員になればオフラインノートブック機能が使えるので、出張ノートをオフライン設定しておけばいいことですね。