GoogleでGTD〜GoogleカレンダーとGmailの連携でタスク管理するといいかも

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↑2年前の記事ですが、初めて見ました。
よさそうなので、早速やってみました。
この方法を取り入れて、GoogleGTDがまとめられるんじゃないかと思いました。

GoogleカレンダーGmailの連携

Google仕事術〜Gmail、Googleカレンダー、Google Tasks - シリアルポップな日々
↑この記事で書いたように、私はタスク=NextActionは時間を決めてGoogleカレンダーに入力しています。
そして、リマインダーをEmail、5分前に設定しておきます。5分はそのタスクの準備時間です。
そうすると時間の5分前にGmailにメールが送信されてきますので、そのメールを開いてタスクを実行。完了したらアーカイブします。
メールを開いて「既読」にしておくことでタスクが受信トレイに溜まっても今何に手をつけているのかわかりますね。手をつけていないタスクは「未読」になっています。
この流れは、冒頭の記事のえがちゃんさんのやり方を参考にしました。
私も、基本in-box zero(常に受信トレイを空にする習慣)でGmailを運用していますので、受信トレイには未完了のタスクのみが残っていることになります。
ほとんどデスクワークでPCが目の前にあり、常にGmailを開いている私だからできるNextAction管理ですね。

なぜタスクをGmailへ送るのか

タスクをGoogleカレンダーに入力して、なぜそれをわざわざGmailへ送るのか、って疑問もありますが、Googleカレンダーに入力したタスクの場合、完了したかどうかがわからない欠点があります。時間が過ぎてしまえば終わったことになりかねません。
それをGmailへ送ることで、未完了タスクは受信トレイに残りますので、一目で未完了タスクがいくつあるかわかります。
1日の終りに残っているタスクがあれば、冒頭の記事の方のように、一旦メールはアーカイブして仮完了させ、Googleカレンダーの方で翌日の適当な時間などにドラッグ&ドロップすることで簡単に先送りができます。

プライベートについてはケータイで

Googleカレンダーは複数のカレンダーを作ることができます。
そして、リマインダーもそれぞれのカレンダーごとに違う設定が可能です。
プライベートのタスクや予定については「プライベート」という仕事とは別カレンダーで入力しています。そのリマインダーは、SMSに設定してケータイにメールが届くように設定します。
これで、PCの前にいないことも多いプライベートな時間のプライベートなタスクはケータイにメールが届くことで忘れずに実行できます。
タスクが完了すれば、ケータイの場合、メールを削除します。

うん、我ながらこれはいいやり方のような気がします。

projectはOutlookの「仕事」で管理

GTDでいう「プロジェクト」(ワンアクションで終わらないもの)は、アウトルックの「仕事」で管理しています。
詳細をここにメモしていくことになるので、ローカルではないといけません。
ちなみに、プライベートの「プロジェクト」はGoogle Tasksに入力しています。

「連絡待ち」はGoogleカレンダー

「連絡待ち」は、Googleカレンダーに「hold」というカレンダーを作って、NextActionと同じように時間を決めて入力しておきます。その時間になったら、まだ連絡が無ければ再度連絡するなどの対応をとるようにしています。
「hold」という別カレンダーにすることで色分けされて、タスクと区別できるようにしているわけです。
「hold」については、リマインダーをポップアップにしています。タスクと区別するためですね。

「いつかやる」はGoogle Tasksで

いつかやることのリストはGoogle Tasksで管理しています。
実際やることになれば、仕事であればアウトルック「仕事」へ入力し、プライベートはGoogle Tasksの「プロジェクト」へ移します。

「カレンダー」は当然Googleカレンダー

予定や会議、アポイントは、当然Googleカレンダーで管理しています。

整理

よって仕事中は、FirefoxGmailGoogleカレンダーGoogle Tasks(ToDoリスト)の3つをタブで開き、アウトルックを起動し、あとは雑多なメモを入力するテキストファイル(NoEditor)を起動しています。常時起動は3つのみのシンプルな体勢をとっています。