タスクシュートを使ってみる

佐々木正悟さん推薦のタスクシュートを使っています。
エクセル基本にマクロ機能を使って作られたツールのようです。
check*padの代替ですね。その日のNextActionを管理するために使っています。

マニュアルが無いので自力で慣れる

マニュアルは正式なものはありません。
下記の佐々木さんの記事が一番わかりやすいでしょうか。
タスクシュートが好きだ！ – ライフハック心理学
慣れるまで使いにくいところがありますね。

タスクの並べ替え

「スケジュール」→「並べ替え」という機能があります。
また、タスクにはそれぞれ「＃」列に１０単位で数字がふされています。
これを利用することでタスクの並べ替えが便利にできます。

• 200番のタスクを160番の次に持ってきたい時は、

1. 「200」→「165」に修正します
   1. 別に「161」でも何でも次のタスク「170」の間の数字であればどれでも構いません
2. 「スケジュール」→「並べ替え」をクリック
3. 自動で160番の次にタスクが移動し、番号も「170」になっています

基本的な考え方としては、一日を限られた「箱」とみなしてそこの空いているスペースにタスクをつめていく、ということなので、タスクに優先順位はなく、漠然とした時間帯の考えがあるだけですね。
上から順番にタスク実行するだけです。

繰り返しタスクは見積時間が肝

繰り返しタスクは実績に応じて見積時間を修正します。
それを繰り返すことで、見積がより正確になるようです。

時間入力はショートカットを活用して

タスクシュートを活用するうえでは、ショートカットキーの活用は必須だと思われます。

• Ctrl+; 現在年月日
• Ctrl+: 現在時刻

この二つはよく使います。

check*padよりいいところ

• 繰り返しタスクを改めて入力する必要がない
• 明日以降の近い日の時間見積りがすぐわかるのが便利
• 仕事量が見積時間として一発でわかる
• 使っているうちに自分の仕事がどれくらいの時間を費やすかわかってくる
  • どうやら私は時間を多めに見積もる傾向があるようです
  • 実際かかるのは見積の６〜７割程度

GTDでいう「連絡待ち」もタスクシュートで管理

個人的な工夫として、「プロジェクト」に「【hold】」を登録し、連絡待ちタスクも管理できるようにしました。
前にも書きましたが、【hold】は単語登録して「まち」で変換できるようにしています。これはタグの役割をしていて、デスクトップ検索などで検索するのに便利です。
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現在、佐々木さんはタスクシュートを使われていないようですが、タスクシュートと相性がよさそうな考え方は参考になりそうですね。
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追記

月に１回ブック更新

月に一度、完了分を削除して新しく保存し直します。そうすることでエクセル自体が重くなるのを防止しています。

残業ゼロの「1日1箱」仕事術