GTDは私にとってかかせない方法ですが、ポイントはどんなツールを使うかですね。
仕事ではアウトルックOutlookを使用してGTDしています。
- ほとんどの作業がデスクワーク
- webツールは使えない
- 異動してもOutlookはだいたいパソコンに入っている
- もちろんソフトウェアの使いやすさ
などの理由です。
GTDの「プロジェクト」はアウトルックの「仕事」に入れます。情報は全て「仕事」のメモ欄に記入。チェックボックス、□■などですね、を使って細かい「次の物理的なアクション」（NextAction）に分けます。
「次の物理的なアクション」は、直接「スケジュール」に入れることもあります。
「プロジェクト」については、アラームを使ってほとんど全てを一日一回はレビューするようにしています。
今、３０ほどの「プロジェクト」を抱えていますが、ここ＝アウトルックに全て入っていると思えば、簡単に忘れておくことができます。考えるべき時が来たらアラームで教えてくれるので、言わば優秀な秘書を一人雇っているようなものです。「ポケット一つの原則」にもかなっています。
私の周囲でアウトルックを使い倒している人はいません。みんなどうやって複数の仕事を管理しているのか不思議です。
ちなみに繰り返し発生する作業のチェックリストは、アウトルックの「メモ」を使います。
本当はメールもアウトルックで管理すればいいんでしょうが、これは使いやすさからTunderbirdを利用しています。
検索は、Googleデスクトップですぐに探すことができます。アウトルック内のデータはGoogleデスクトップでは「その他」で絞り込みが簡単です。
ちなみに仕事以外でのGTDはモレスキン・メモポケッツでアナログやっています。remember the milkとか使っていますが結局アナログがいい、という話はまたするかもしれません。
【追記】2009/04/07
メーラーについても今はOutlookに統一しています。「ポケット一つ原則」でその方が便利だからです。
検索についても今は「Windowsデスクトップサーチ」を使っています。アウトルックの種類ごとの絞込みが簡単なのがいいです。マイクロソフトなのでそうでなくては困りますが。
追記したのは、この記事が「gtd outlook」という検索で上位に来ているからです。
また、仕事以外のGTDについては、EBt＋ロディアでやっています。EBtで「プロジェクト」を管理して、「次の物理的なアクション」をロディアにチェックボックスで書いています。
【追記２】20091205
ちなみに、完了したプロジェクト「仕事」は、「フォルダへ移動」で完了した時点の「予定表」に移してしまいます。そうすることで「仕事」には現在実行中のプロジェクトのみが残ってスッキリします。また完了した「仕事」の内容はコピーしてテキストファイルに貼り付けておきます。GREP検索ができるNoEditorで後から検索できるようにですね。
